Werkplan
Het werkplan omschrijft welke handelingen (op relatief korte termijn) moeten worden verricht, met welk materieel en (aan te schaffen) materiaal en onder welke voorwaarden. Op basis van een werkplan kunnen de werkzaamheden worden voorbereid. Bij het opstellen van het werkplan kan gebruik gemaakt worden van de omschrijvingen van werkzaamheden zoals vermeld in de URL 6010 hfst.4 en 5.
Een externe opdrachtnemer kan zijn offerte baseren op het werkplan door een opdrachtomschrijving in de offerte op te nemen. Het is zinvol om hierin ook de verantwoordelijkheden voor gemaakte keuzes vast te leggen. Welke keuzes zijn door de opdrachtgever gemaakt en welke worden door de opdrachtnemer geadviseerd.
Bestek
Een andere manier om als opdrachtgever het werk te omschrijven is het opstellen van een uitgebreid bestek. Een bestek wordt in de regel opgesteld door een extern adviseur. Het bestek bevat een nauwkeurige inventarisatie en omschrijving van alle uit te voeren werkzaamheden, de hoeveelheden, de te gebruiken materialen en alle voorwaarden waaraan het werk moet voldoen. Er staan ook afspraken in over planning, oplevering, schade en financiën. Een bestek dient niet alleen om de werkzaamheden uitgebreid te omschrijven maar tevens als contract tussen opdrachtgever en opdrachtnemer. In de groensector wordt vaak gebruik gemaakt van een vaste RAW-systematiek. De afkorting staat voor Rationalisatie en Automatisering Grond-, Water- en Wegenbouw. Een RAW-bestek voldoet geheel aan alle juridische, administratieve en technische voorwaarden die in Nederland gehanteerd worden bij contracten in de GWW en groensector.
Uitvoeringskwaliteit
Voor groen erfgoed waar specifieke kennis en vaardigheden belangrijk zijn worden meestal aanvullende eisen gesteld aan de kwaliteit van de uitvoering en de uitvoerder. Aanvullende voorwaarden zoals het gunnen op basis van Beste-Prijs-Kwaliteit-Verhouding of ‘Economisch Meest Voordelige Inschrijving’ (EMVI) in plaats van op basis van alleen de laagste prijs is in groen erfgoed daarom de meest gebruikte methode van aanbesteden. Aan hoveniersbedrijven kan hierbij gevraagd worden welke aantoonbare ervaring ze met vergelijkbare werkzaamheden hebben.
